Verwaltungsorganisation
Die Verwaltungsorganisation ist ein kontinuierlicher Prozess, der darauf abzielt, menschliche Ressourcen so zu steuern, dass festgelegte Ziele mit minimalem Zeit-, Arbeits- und Kostenaufwand erreicht werden. Diese Organisationsformen finden in verschiedenen Institutionen, Unternehmen und Banken Anwendung und nehmen häufig eine hierarchische Struktur an, wobei die einzelnen Kategorien von der Spitze der Verwaltungsstruktur bis zur Basis klassifiziert werden.
Die Organisation dient in Institutionen vielen Zwecken, um den Mitarbeitenden die ihnen zugewiesenen Aufgaben klar zu machen. Andernfalls würde Chaos innerhalb der Institution entstehen, und das grundlegende Ziel der organisatorischen Prozesse, das Erreichen der vorgegebenen Ziele, könnte nicht erfüllt werden. Der Prozess der Entscheidungsfindung ist wesentlich, denn er wird von der Verwaltungsleitung genutzt, um etwaige Probleme innerhalb der Institution zu lösen und die notwendigen Entscheidungen zu treffen, um die Ziele zu erreichen.
Elemente der Verwaltungsorganisation
- Mitarbeitende, die innerhalb der Institution auf unterschiedlichen Verwaltungsebenen tätig sind, darunter die obere, mittlere und untere Führungsebene.
- Die Zuweisung spezifischer Aufgaben an jeden Mitarbeitenden sowie die Art der Beziehungen zwischen ihnen.
- Die verschiedenen Tätigkeiten, die die Organisation ausübt, wie Produktion, Koordination und Finanzangelegenheiten.
- Die vorhandenen Ressourcen der Institution wie Maschinen, Ausrüstung und Materialien.
Vorteile und Bedeutung der Verwaltungsorganisation
- Die Verwaltungsorganisation spielt eine wichtige Rolle bei der Anpassungsfähigkeit an Veränderungen, die im Rahmen der Funktion und der beteiligten Personen auftreten.
- Eine wissenschaftlich fundierte Verteilung der verfügbaren Aufgaben an die Mitarbeitenden, wobei persönliche Beeinflussungen ausgeschlossen werden.
- Eine gut strukturierte Verwaltungsorganisation verhindert Doppelarbeit und Wiederholungen in den Aufgaben der Mitarbeitenden.
- Sie ordnet die beruflichen Tätigkeiten entsprechend den Erfahrungen, dem Studienhintergrund und der akademischen Qualifikation der einzelnen Mitarbeitenden zu.
- Sie definiert die Beziehungen zwischen den Mitarbeitenden, sodass jeder seine Pflichten und Befugnisse kennt.
- Sie ermöglicht allen Mitarbeitenden die Gelegenheit, Erfahrungen zu sammeln und Wissen sowie Informationen zwischen den Mitarbeitenden mit unterschiedlichen Fachkenntnissen auszutauschen.
Modelle der Verwaltungsorganisation
- Klassische Verwaltungsorganisation: Dies ist eine der ältesten Organisationsmethoden, die Arbeitsteilung und Spezialisierung umfasst. Sie greift auf Berater für administrative Erledigungen zurück und gliedert sich in:
- das exekutive Organisationsschema.
- das funktionale Organisationsschema.
- das beratende Organisationsschema.
- Organische Verwaltungsorganisation: Dieses Modell zeichnet sich durch Flexibilität aus und gewährt den Mitarbeitenden großen Handlungsspielraum. Der Verwaltungsleiter ist nicht durch strenge Regeln eingeschränkt. Dieses Modell findet Anwendung in großen Institutionen.
- Teamorientierte Verwaltungsorganisation: Ein bedeutender Vorteil dieses Modells besteht darin, dass die Mitarbeitenden Einblick in die Tätigkeiten anderer Einheiten erhalten. Ein Nachteil sind potenzielle Konflikte zwischen den Mitarbeitenden, die zu einer geringeren Produktivität und Nichterreichung der Ziele führen können.
- Netzwerkbasierte Verwaltungsorganisation: Ein wesentlicher Vorteil dieses Modells ist die Reduzierung der Arbeitskosten für die Institution.