Ziele des Verwaltungsberichts

Der Verwaltungsbericht verfolgt verschiedene Ziele, von denen die wichtigsten die folgenden sind:

Aufrechterhaltung von Beziehungen

Verwaltungsberichte tragen zur Aufrechterhaltung der Beziehungen innerhalb einer Organisation bei und sorgen für Klarheit, indem jeder Mitarbeiter seine Aufgaben und Verantwortlichkeiten kennt. Zudem fördern sie die Zufriedenheit aller Beteiligten, unabhängig davon, ob sie intern oder extern sind.

Kontrolle

Verwaltungsberichte ermöglichen der Leitung die Kontrolle über die operativen Abläufe und erlauben einen Vergleich zwischen den erreichten Zielen und den ursprünglich geplanten Zielen. Dies stellt sicher, dass die Organisation in einem sicheren Bereich bleibt, in dem erforderliche Maßnahmen ergriffen werden können.

Evaluation

Durch Verwaltungsberichte erhält die Unternehmensführung die Möglichkeit, Fehler und Schwächen innerhalb der Organisation zu identifizieren. Diese Berichte halten die Leitung stets über aktuelle Entwicklungen und Ereignisse informiert und unterstützen sie dabei, Herausforderungen und Hindernisse zu erkennen, um angemessen zu reagieren.

Planung

Verwaltungsberichte helfen verschiedenen Abteilungen bei der Effizienzsteigerung des Planungsprozesses, da alle relevanten Informationen und Anforderungen stets verfügbar sind. Dadurch kann die Verwaltung Pläne anpassen und korrigieren, um die angestrebten Ziele zu erreichen.

Definition des Verwaltungsberichts

Ein Verwaltungsbericht wird als Kommunikationsmittel definiert, das hauptsächlich zur Übermittlung und zum Austausch von Informationen zwischen verschiedenen Managementebenen dient, insbesondere von höheren zu niedrigeren Ebenen. Der Bericht besteht aus einer Vielzahl wichtiger Fakten und Daten, die in einer leicht verständlichen Form präsentiert werden können. Er kann schriftlich, mündlich oder durch visuelle Hilfsmittel erstellt werden.

Es gibt verschiedene Arten von Verwaltungsberichten, die je nach Autor, Abteilung und Zielsetzung variieren. Die Berichte können von täglichen Aufgabenberichten bis hin zu Finanzberichten und Verkaufsstatistiken reichen. Oft beginnt ein Bericht als Einzelberichterstattung und entwickelt sich zu einem Abteilungsbericht und schließlich zu einem Unternehmensbericht, der an die Geschäftsführung weitergeleitet wird.

Eigenschaften eines Verwaltungsberichts

Ein qualitätsvoller Verwaltungsbericht weist mehrere Merkmale auf, die das Erreichen der angestrebten Ziele unterstützen. Dazu gehören:

Er sollte ein klares Ziel verfolgen und dieses umfassend und aus verschiedenen Perspektiven behandeln.
Der Bericht muss klar und direkt sein, ohne literarische Sprache oder Metaphern; alle Begriffe sollten präzise bezeichnet sein.
Er sollte objektiv und möglichst frei von Vorurteilen sein.
Der Inhalt muss messbar sein, sodass die Informationen leicht in wertvolle Erkenntnisse umgewandelt werden können.
Der Bericht sollte genau sein, ohne Informationen, deren Richtigkeit in Frage steht.
Er muss leicht verständlich sein; moderne Hilfsmittel wie Diagramme und Tabellen können hierbei hilfreich sein.
Der Bericht sollte auf Vergleichen basieren, die dem Unternehmen einen praktischen Nutzen bringen.

Schritte zur Erstellung eines Verwaltungsberichts

Um einen Verwaltungsbericht in klarer und verständlicher Sprache zu verfassen, sind folgende Schritte zu beachten:

Das Ziel des Berichts und der Zweck seiner Erstellung sollten festgelegt und die relevanten Informationen gesammelt werden.
Die Informationsquellen, über die der Bericht erstellt werden soll, müssen identifiziert werden.
Ein Team sollte organisiert und Aufgaben verteilt werden, wenn der Bericht im Team erstellt wird.
Die Anforderungen und Ziele des Berichts müssen definiert werden, einschließlich seiner Natur (schriftlich oder visuell) sowie der Details wie Schriftart und Größe.
Die verwendeten Referenzen zur Erstellung des Berichts müssen ausgewählt werden.
Ein Zeitrahmen für die Erstellung und Abgabe des Berichts sollte festgelegt werden, mit dem Ziel, diesen vor Ablauf der Frist einzureichen.