Ziele der Sekretariatsarbeit
Da der Sekretär den ganzen Tag mit verschiedenen Bürotätigkeiten beschäftigt ist, können die Ziele, auf die er hinarbeitet, vielfältig sein. Zu den wichtigsten Zielen zählen:
Aufrechterhaltung des täglichen Ablaufs
Es ist von großer Bedeutung, dass der Sekretär einen spezifischen Ablauf befolgt, da er der erste Ansprechpartner für Kunden ist, sobald sie das Büro betreten. Daher muss er einen klaren Routineplan einhalten, der verschiedene Fähigkeiten umfasst:
- Telefonate entgegenzunehmen und mit Kunden zu sprechen.
- Den eingehenden E-Mail- und Papierverkehr zu bearbeiten.
- Informationen zu kopieren, zu speichern oder auszudrucken.
Technologie effektiv nutzen
In Anbetracht des 21. Jahrhunderts ist es unerlässlich, den Einsatz von Technologie zu optimieren. Dazu gehört das Verfassen von Korrespondenz, die Eingabe und Bearbeitung von Daten sowie die Organisation von Abläufen mithilfe von Online-Anwendungen und Softwaretools.
Multitasking-Fähigkeit
Ein zentrales Ziel des Sekretariats ist die Organisation der Aufgaben der Führungsebene. Dies erfordert die gleichzeitige Ausführung mehrerer Aufgaben mit höchster Professionalität, während stets die volle Aufmerksamkeit auf den Kunden gerichtet ist. Es gilt, Informationen oder Dokumente bereitzustellen sowie Berichte, Recherchen, Beschwerden und Vorschläge an die Vorgesetzten zu übermitteln und diese bei der Auswertung zu unterstützen.
Bedeutung des Sekretariats
Die Bedeutung der Sekretariatsarbeit zeigt sich in folgenden Aspekten:
- Schutz vertraulicher Informationen und Betriebsgeheimnisse, da der Sekretär häufig Einblick in kritische und sensible Aufgaben erhält.
- Kenntnis der Themen von Besprechungen sowie der Marketing- und Lagerangelegenheiten und etwaiger finanzieller Probleme innerhalb des Unternehmens.
- Überwachung der administrativen Dienstleistungen.
- Direkte Verantwortung für die Planung und Organisation von Arbeitsabläufen.
- Koor-dination zwischen verschiedenen Abteilungen im Unternehmen.
- Archivierung und Speicherung von Daten, um einen reibungslosen Zugriff bei Bedarf zu gewährleisten.
Fähigkeiten eines Sekretärs
Angehende Sekretäre müssen über eine Vielzahl von Fähigkeiten verfügen, darunter:
- Organisationsfähigkeit: Ein Sekretär muss über ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten verfügen, um alle Daten und Informationen präzise und systematisch zu verwalten.
- Interpersonelle Fähigkeiten: Da die meisten Aufgaben eines Sekretärs die Interaktion mit Kunden und Kollegen umfassen, sind soziale Kompetenzen unerlässlich.
- Multitasking: In der Lage zu sein, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen, ist oft erforderlich.
- Detailgenauigkeit und Sorgfalt: Besonders wichtig bei der Bearbeitung von Dokumenten.
- Stressresistenz: Aufgrund der ständigen Belastung muss ein Sekretär fähig sein, auch unter Druck effizient zu arbeiten, um die Aufgaben termingerecht zu erfüllen.