Arten von Verwaltungsunterlagen

Verwaltungsunterlagen sind eine Sammlung von nicht beweglichen Dokumenten und Aufzeichnungen, die einer bestimmten Institution, Organisation oder einem Unternehmen zugeordnet sind. Diese Unterlagen umfassen alle relevanten Daten, Fakten und technischen sowie wissenschaftlichen Informationen. Sie werden von Führungskräften oder Verwaltungspersonal berücksichtigt, um fundierte Entscheidungen zu treffen, und dienen zudem unterschiedlichen organisatorischen Zwecken.

Verwaltungsunterlagen

Die Verwaltungsunterlagen bestehen aus verschiedenen Kategorien, darunter:

Politikunterlagen

Diese Dokumente beziehen sich auf die Organisation, einschließlich der Strategien, Methoden, Techniken oder Vorschriften, die das Unternehmen oder die Organisation zur Erfüllung ihrer Aufgaben und Verantwortlichkeiten angenommen hat. Diese Kategorie umfasst drei grundlegende Untergruppen:

Organisatorische Dokumente

Hierzu zählen Haushaltspläne, Budgetierungspläne, Finanzunterlagen sowie organisatorische und funktionale Diagramme.

Regelungsschriften

Diese umfassen Handbücher, Richtlinien, Erlassungen, Stellungnahmen von höheren Autoritäten, Korrespondenz mit hochrangigen Beamten, Vorschriften, Mitteilungen, Anweisungen, Memoranden und regelmäßig veröffentlichte Dokumente, die den Arbeitsablauf festlegen sowie Mitarbeiterstudien oder spezifische Berichte über Arbeitsmethoden und Leistung beinhalten.

Berichterstattung

Hierzu gehören Jahresberichte, laufende Fortschrittsberichte, spezielle Berichte oder Leistungsnachweise, Protokolle von Anhörungen sowie Protokolle von Besprechungen und Konferenzen sowie die Chronik der Agentur.

Operative Unterlagen

Diese Unterlagen sind notwendig, um die Richtlinien, Verfahren und Verwaltungsabläufe umzusetzen, einschließlich Vollmachten, Verfahrensleitfäden und Anweisungen, die eine Orientierung bieten. Der operative Wert bezieht sich auf den Nutzen der Unterlage für das Management der Geschäfte eines Unternehmens oder einer Organisation.

Personaldaten und Korrespondenzunterlagen

Hierzu zählen die Mitarbeiterakten in der Institution, die die rechtlichen Ansprüche im Zusammenhang mit der Beschäftigung gewährleisten, wie Lohnunterlagen. Die Korrespondenzunterlagen enthalten Briefe, Mitteilungen und andere relevante Dokumente.

Buchhaltungsunterlagen

Diese Unterlagen behandeln finanzielle Transaktionen, wie zum Beispiel: Quittungen, Einzahlungsbelege, Verkaufsunterlagen, Gewinn- oder Verlustrechnungen, Belege und Bilanzen.

Rechtsunterlagen

Diese Dokumente erfüllen die gesetzlichen Anforderungen der Institution und tragen zur Einhaltung der rechtlichen Verfahren bei, während sie die gesetzlichen Anforderungen und Vorschriften sicherstellen. Dazu gehören Gründungsurkunden, Satzungen, Richtlinien und staatliche Vorschriften.

Fortschrittsunterlagen

Die als „Fortschrittsunterlagen“ bezeichneten Akten bieten Informationen über den Fortschritt der Institution oder des Bereichs. Sie beinhalten Verkaufs-, Einkaufs- und Kostenberichte sowie Budget- und Liquiditätsdaten.

Finanzunterlagen

Diese Dokumente haben einen finanziellen Wert, der sich auf die finanziellen Transaktionen des Unternehmens bezieht. Die Finanzunterlagen können Budgets, Gehaltsabrechnungen, Belege und Buchhaltungsunterlagen umfassen. Während diese Unterlagen einen grundlegenden Verwaltungszweck erfüllen, kann es notwendig sein, sie zur Dokumentation öffentlicher Ausgaben und für Prüfungszwecke aufzubewahren.

Elektronische Unterlagen

Diese Unterlagen werden über elektronische Kommunikationsmittel erstellt, einschließlich Fax, E-Mail, Online-Nachrichten und elektronische Mitteilungen, die im Rahmen des Geschäftsbetriebs gesendet oder empfangen werden.

Verschiedene Unterlagen

Dokumente, die nicht in die oben genannten Kategorien fallen, werden als diverse Unterlagen bezeichnet. Diese stehen im Zusammenhang mit der Expansion, Diversifikation und anderen Aktivitäten des Unternehmens und können keiner spezifischen Gruppe zugeordnet werden.