Die Bedeutung der Personalplanung

Human Resources

Die Arbeitsweise von Unternehmen, Institutionen und Organisationen ist stark von der Anwesenheit einer Vielzahl von Mitarbeitenden in verschiedenen beruflichen Bereichen abhängig. Diese Mitarbeitenden tragen entscheidend zum reibungslosen Ablauf der Arbeitsprozesse bei und gewährleisten die Erreichung der grundlegenden Ziele der Unternehmensgründungen, unabhängig davon, ob es sich um Dienstleistungen, Produktion, Handel, Technologie oder Medien handelt. Alle Personen, die in diesen unterschiedlichen Einrichtungen tätig sind, werden als Humanressourcen (englisch: Human Resources) bezeichnet, für die es in den meisten Unternehmen eigens einen Verwaltungsbereich gibt, der sich um alle relevanten Belange kümmert. Humanressourcen können definiert werden als die organisatorische Strategie zur Verwaltung der Mitarbeitenden sowie zur Überwachung ihrer spezifischen Angelegenheiten wie Training, Leistungsbewertung, Rekrutierung, Pensionierung, Vergütung und mehr.

Planung der Humanressourcen

Die Planung der Humanressourcen konzentriert sich auf die Abschätzung des zukünftigen Bedarfs an Arbeitskräften über einen bestimmten Zeitraum. Dabei werden geeignete Strategien entwickelt, um die erforderliche Anzahl an Arbeitskräften bereitzustellen. Dies geschieht durch die Analyse der aktuellen Arbeitsmarktsituation, die Betrachtung vergangener Entwicklungen, die Vorhersage künftiger Veränderungen sowie die Formulierung potenzieller Alternativen. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Planung der Humanressourcen ein Verfahren ist, das Organisationen hilft, ihre zukünftigen Bedürfnisse an Mitarbeitenden und Arbeitskräften vorherzusehen. Die Planung bildet eine Abfolge von Prozessen, die darauf abzielt, die Stellen im Unternehmen zu organisieren und zu budgetieren sowie die erforderlichen spezifischen Qualifikationen und Mengen von Humanressourcen zu identifizieren.

Bedeutung der Planung der Humanressourcen

Humanressourcen stellen ein zentrales Element dar, das in engem Zusammenhang mit der Arbeitsleistung und der Erreichung von Unternehmenszielen steht. Ihre Bedeutung zeigt sich in der effektiven Unterstützung der allgemeinen Arbeitsleistung und der Fähigkeit zur Weiterentwicklung, um mit den ständigen Veränderungen in den beruflichen und gesellschaftlichen Zielsetzungen zurechtzukommen. Die Planung der Humanressourcen ist also ein wichtiges Element in der Arbeitsumgebung, was sich in folgenden Punkten zeigt:

• Prognosen für den qualitativen und quantitativen Bedarf an Arbeitskräften erstellen.
• Die bestmögliche Verwendung der verfügbaren Humanressourcen umsetzen und deren Fähigkeiten weiterentwickeln.
• Zur Lösung von Problemen im Bereich der Humanressourcen beitragen und sicherstellen, dass diese behoben werden, bevor sie sich ausbreiten.
• Zur Verfügung stellen relevanter Daten für zahlreiche Aktivitäten und Prozesse im Bereich der Humanressourcen.
• Die individuellen Ziele der Mitarbeiter unterstützen, indem sie in passende Positionen eingestuft werden, um ihre Fähigkeiten optimal zu nutzen und ihre Motivation zu steigern.

Phasen der Planung der Humanressourcen

Die Umsetzung der Planung der Humanressourcen erfolgt in drei Hauptphasen:

• Bestimmung der verfügbaren Arbeitskräfte: Dies umfasst die Ermittlung der Anzahl der vorhandenen Humanressourcen, indem Folgendes durchgeführt wird:
  • Die Analyse der aktuellen Situation der Humanressourcen durch deren Kategorisierung, wie etwa Büromitarbeitende, Fachkräfte und Hilfskräfte sowie verschiedene Führungsebenen. Dabei sollten spezifische Merkmale wie Kompetenzgrad, Erfahrung und akademische Qualifikation festgelegt werden.
  • Die Ermittlung der Anzahl der Elemente, die jeder Kategorie beitreten werden, sei es durch Beförderung oder Trainingsbedarf.
  • Die Prognose der Anzahl der Elemente, die im festgelegten Zeitraum der Arbeitsplanung bereitgestellt werden können.
• Bedarfsermittlung: Dies umfasst die Abschätzung der spezifischen Anforderungen durch Analyse der Arbeitslast sowie der zu erwartenden organisatorischen und technologischen Veränderungen. Dabei sollte auch die Natur der Arbeit, die den Bedarf an Arbeitskräften beeinflusst, berücksichtigt werden. Es ist Aufgabe der Unternehmen, ihren spezifischen Bedarf an qualitativ unterschiedlichen Humanressourcen zu identifizieren, um die erforderlichen Aktivitäten kosteneffizient und optimal durchzuführen. Ein Fehlen der Klarheit in der Bedarfsermittlung kann zu einem Ungleichgewicht in der Arbeitsumgebung führen, da die Arbeitskräfte möglicherweise nicht den verfügbaren Positionen entsprechen. Die Bedarfsermittlung umfasst:
  • Die Erstellung von Berichten über die verfügbaren Stellen für die jeweiligen Arbeitskategorien und die Sicherstellung, dass die Mitarbeitenden die entsprechenden Anforderungen erfüllen.
  • Die Erfassung der Anzahl der zusätzlichen Stellen pro Kategorie, um die Weiterentwicklung der Aufgaben und die Neustrukturierung der Organisation zu unterstützen und moderne Technologien, wie Computer, zu implementieren.
  • Die Ermittlung der Stellen, die aufgrund der Nutzung moderner Technologien entfallen können, sowie eine Überprüfung der jeweiligen Stellen und ihrer Aufgaben sowie der Arbeitszeiten.
  • Die Einschätzung von Mängeln oder Überschüssen in den verschiedenen Arbeitskategorien.
  • Die Analyse von verfügbaren Stellen für neue Mitarbeitende, wobei auch die finanziellen Möglichkeiten des Unternehmens berücksichtigt werden sollten.
• Abgleich von Bedarf und verfügbaren Arbeitskräften: Um dies zu erreichen, sind folgende Schritte notwendig:
  • Die Erkennung von positiven und negativen Differenzen zwischen den jeweiligen Gruppen von Arbeitskräften.
  • Die Umsetzung geeigneter Anpassungs- und Korrekturmaßnahmen, etwa bei internen Versetzungen oder Beförderungen der Mitarbeitenden.
  • Die Entwicklung spezifischer Programme zur Arbeitsplatzgestaltung, um neue Mitarbeitende zu gewinnen.

Ziele der Planung der Humanressourcen

Die Planung der Humanressourcen strebt zahlreiche Ziele an, darunter:

• Die Ermittlung des tatsächlichen Bedarfs, der mit den spezifischen Aufgaben und Aktivitäten der jeweiligen Berufe verbunden ist.
• Die Erstellung von Informationen über alle akademischen und beruflichen Qualifikationen der Mitarbeitenden, um deren Übereinstimmung mit den Arbeitsanforderungen zu gewährleisten.
• Die Bereitstellung von Informationen und Daten, die zur Unterstützung von Entscheidungen im Bereich der Humanressourcen beitragen.
• Die Anwendung spezieller Programme zur Schulung der Arbeitskräfte.
• Die Entwicklung des finanziellen Budgets für die Humanressourcen, um Gehaltskosten zu optimieren und die finanziellen Belastungen für das Budget zu verringern.

Vorteile der Planung der Humanressourcen

Die Implementierung einer systematischen Planung der Humanressourcen bringt zahlreiche Vorteile für das Unternehmen, einschließlich:

• Die Unterstützung des Unternehmens bei der Erstellung von Plänen und Zieldefinitionen.
• Die Angleichung der organisatorischen Struktur an die funktionalen Strukturen.
• Die Mitgestaltung von allen relevanten Strategien im Humanressourcenmanagement.
• Die Maximierung des Nutzen aus allen Humanressourcen.
• Die Sicherstellung der Umsetzung der Produktionspläne.
• Die Reduzierung der versteckten Arbeitslosigkeit in der Gesellschaft.
• Die Verringerung des Personalmangels.
• Die Vorbereitung von Budgets und Strategien für Vergütungen und Löhne.
• Die Mitwirkung bei der Aufteilung der Mitarbeitenden auf die entsprechenden Arbeitsplätze.