Traditionelle Managementmethoden

Das Projektmanagement nutzt über die Jahre weiterentwickelte Techniken zur Planung, Überwachung und Schätzung des korrekten Zeitrahmens für den Beginn und Abschluss von Aktivitäten. Die Hauptziele sind die Erreichung der gewünschten Ergebnisse innerhalb eines vorab definierten Zeitplans und ohne budgetäre Überschreitungen, und dies alles im Rahmen der Projektspezifikationen.

Traditionelle Managementsysteme wurden erstmals offiziell in den 1950er Jahren eingeführt, obwohl sie seit Jahrtausenden existieren. Wir haben beeindruckende Bauwerke wie die Pyramiden in der Antike gesehen und Eisenbahnen, die seit etwa 300 Jahren über Kontinente hinweg verkehrten. All dies ist das Ergebnis des traditionellen Projektmanagements.

Traditionelles Projektmanagement basiert auf den grundlegenden Phasen eines Projekts ohne zusätzliche Modifikationen. Es beginnt mit der Initiierung des Projekts, gefolgt von einer fundierten Planung, der Durchführung gemäß dem festgelegten Zeitplan, der Kontrolle der Projektphasen und dem angemessenen Abschluss. Daher wird traditionelles Projektmanagement häufig für Projekte eingesetzt, die einer klaren Abfolge folgen und keine Änderungen in ihrem Verlauf benötigen.

Phasen des Projekts

Unternehmer und Investoren erkennen zunehmend die Notwendigkeit eines effektiven Projektmanagements, um mit der technologischen Entwicklung und dem schnellen Fortschritt der Welt Schritt zu halten und der steigenden Nachfrage nach neuen Projekten gerecht zu werden. Daher begann man mit der Planung einer Methodik zur Organisation der Arbeit und zur Weiterentwicklung der Projektabläufe, was zur Schaffung besonderer Abteilungen für die Planung der Projektinitiativen führte, um alle Aufgaben der Mitarbeiter in einem organisierten Verwaltungssystem zu ordnen.

Gantt-Diagramm

Das weltweit bekannte Gantt-Diagramm wurde von Henry Gantt entwickelt und trägt seinen Namen. Es gilt als das Fundament des traditionellen Projektmanagements und bietet einen Überblick über das Projekt, bevor es gestartet wird. Dieses Diagramm wird über Excel erstellt, anstelle der veralteten handgefertigten Diagramme oder der Verwendung von Magnetkarten. Es ermöglicht eine Vielzahl von Vorteilen, darunter die zentrale Organisation aller Ideen und Pläne in einem einzigen zeitlichen Rahmen.

Der obere Teil des Gantt-Diagramms ist für die Zeitskala vorgesehen, während die linke Seite die Aktivitäten des Projekts darstellt. Jede Aktivität wird durch einen separaten Balken angezeigt, wobei die Spalte die Dauer der Aktivität sowie deren Start- und Endzeitpunkte darstellt. Zu den wichtigsten Informationen, die dieses Diagramm bereitstellt, gehören:

Start- und Enddatum des Projekts.
Aufgaben des Projekts.
Verantwortliche für jede Aufgabe.
Die richtige Methode zur Koordination der Aufgaben und ihre Zusammenhänge.
Die Zeit, die jede Aufgabe in Anspruch nimmt.

Das Gantt-Diagramm ist bis heute in allen Projekten weit verbreitet. Es ermöglicht dem Projektmanagement, den Aufwand zur Verfolgung der Abläufe und Mitarbeiter zu minimieren sowie die Projektzeitpläne zu überwachen. Zudem hilft es, die Beziehungen zwischen verschiedenen Aufgaben zu verstehen und hält das Projektteam über deren Aufgaben und Zeitpläne informiert, um das Projekt erfolgreich und korrekt abzuschließen.

Projektmanagement-Dreieck

In Projekten gibt es zahlreiche administrative und finanzielle Einschränkungen, deren Lösung im Regelwerk des Projektmanagement-Dreiecks liegt, das seit Jahrzehnten im traditionellen Projektmanagement angewendet wird. Es ist unmöglich, ein Projekt zu leiten, ohne diese Grundsätze zu kontrollieren, ihre Balance zu wahren und darauf beharrlich hinzuarbeiten. Innerhalb des Dreiecks wird die Qualität des Projekts erzeugt, was das ultimative Ziel aller Projekte darstellt. Je mehr eines der drei Grundprinzipien des Dreiecks gestört wird, desto geringer ist die Qualität des Ergebnisses. Die drei Eckpunkte dieses Dreiecks sind:

Der Umfang

Zu Beginn eines Projekts werden alle Schritte zur Entwicklung und Umsetzung definiert, das sogenannte Projektfeld. Es umfasst, was getan werden soll, was schwierig ist und was nicht möglich ist, was als erste Phase des Aufbaus eines erfolgreichen traditionellen Projekts betrachtet wird.

Die Zeit

Die Kontrolle der Abläufe und das rechtzeitige Vornehmen notwendiger Änderungen ist das zweite Prinzip des Dreiecks – die Zeit. Dies stellt eine der größten Herausforderungen für Projektleiter und deren Teams dar. Zeit kann niemals gesteuert werden; jedoch können die gewünschten Ziele durch eine sorgfältige zeitliche Planung erreicht werden.

Die Kosten

Die Festlegung und Einhaltung des Budgets sind entscheidend für die Umsetzung eines jeden Projekts. Dies ist das dritte Prinzip des Projektmanagement-Dreiecks. Die Einhaltung der Kosten und die richtige Budgetierung unterstützen die präzise Durchführung des Projekts.

Qualität

Bei der Erstellung neuer Projekte ist die Existenz eines Qualitätsmanagements unerlässlich, das sich in zwei Bereiche gliedert:

Kontinuierliches Qualitätsmanagement

Dieses Management verhindert, dass administrative Schwächen im Verlauf der Projekterstellung auftreten und sorgt für eine Verbesserung der Leistung und Qualität in Projekten.

Management der Prozessqualität

Das Management der Prozessqualität kümmert sich um die geschäftlichen und finanziellen Abläufe, wobei es darauf abzielt, Informationen zu den finanziellen Aspekten der Projekte zu sammeln und zu analysieren, um der Verwaltung die Ergebnisse zur weiteren Verbesserung der Leistungsfähigkeit bereitzustellen, ohne das Budget zu überschreiten.

Modernes Projektmanagement

Modernes Projektmanagement unterscheidet sich von traditionellen Ansätzen durch die Integration von Software und Technologie in nahezu allen Phasen eines Projekts. Es wird versucht, den Fokus auf Werkzeuge und Prozesse, die Dokumentation jedes Arbeitsschrittes, die Zusammenarbeit der Beteiligten und die Reaktion des Projekts auf kontinuierliche Veränderungsprozesse zu legen.

Die Vorteile des modernen Projektmanagements sind vielfältig, darunter:

Verbesserung der Arbeitsqualität.
Erhöhung der Transparenz in Projekten.
Flexibilität bei der Festlegung von Prioritäten.
Präzise Vorhersagen der Kosten und Ausgaben.
Frühzeitige Lieferung des Projekts, die vom Kunden nicht erwartet wurde.